Müssen die Treibstoffkosten geschätzt werden, schließe das die Anwendung der sogenannten Fahrtenbuchmethode aus. In der Folge wird der private Nutzungsanteil dann doch nach der im Einzelfall nicht erwünschten Pauschalmethode ermittelt. Soll also im Einzelfall der private Nutzungsanteil nach den tatsächlich privat gefahrenen Kilometern ermittelt werden und wird aus diesem Grund womöglich zeitaufwändig ein Fahrtenbuch geführt, müssen auch sämtliche Einzelkosten des Fahrzeugs nachgewiesen, also aufgezeichnet werden. Dabei ist es auch nicht möglich, die Treibstoffkosten zu schätzen.
Der Fall
Die X-GmbH überließ zwei Angestellten (A und B) im Zeitraum von Dezember 2011 bis April 2016 (Streitzeitraum) jeweils ein betriebliches Fahrzeug auch zur Nutzung zu privaten Fahrten und dem Angestellten A zusätzlich zu Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte (bis 2013) bzw. erster Tätigkeitsstätte (seit 2014). Beide Arbeitnehmer führten zum Nachweis des Verhältnisses der privaten Fahrten und im Falle des A auch der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte/ erster Tätigkeitsstätte zu den übrigen Fahrten ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung stellte das Finanzamt (FA) fest, dass die X-GmbH bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils der außerdienstlichen Kfz-Nutzung nach der Fahrtenbuchmethode die Treibstoffkosten nach Durchschnittswerten bemessen hatte. Denn die Fahrzeuge waren an einer betriebseigenen Tankstelle betankt worden, die weder über eine Anzeige der Abgabemenge, noch des Abgabepreises verfügte. Das FA bemaß den geldwerten Vorteil für die außerdienstliche Kfz-Nutzung daraufhin nach Maßgabe der 1%- und der 0,03 %-Regelung (§ 8 Abs. 2 Sätze 2 und 3 EStG) und nahm die X-GmbH mit Haftungsbescheid in Anspruch.
Die Entscheidung
Der BFH bestätigte die Auffassung des FA. Nach § 42d Abs. 1 Nr. 1 EStG haftet der Arbeitgeber für die Lohnsteuer, die er nach § 38 Abs. 1, Abs. 3 Satz 1 EStG bei jeder Lohnzahlung vom Arbeitslohn für Rechnung des Arbeitnehmers einzubehalten und nach § 41a Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 EStG abzuführen hat. Der Wert der Nutzung eines betrieblichen Kfz zu privaten Fahrten und für die Nutzung zu Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte bzw. erster Tätigkeitsstätte ist entsprechend § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG mittels der 1%- Regelung und der 0,03 %-Regelung zu ermitteln (§ 8 Abs. 2 Sätze 2 und 3 EStG). Nach § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG kann dieser Wert mit dem auf die private Nutzung und die Nutzung zu Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte bzw. erster Tätigkeitsstätte entfallenden Teil der „gesamten Kraftfahrzeugaufwendungen“ angesetzt werden, wenn die durch das Kfz „insgesamt entstehenden Aufwendungen“ durch Belege und das Verhältnis der privaten Fahrten und der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte bzw. erster Tätigkeitsstätte zu den übrigen Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen werden.
Die Fahrtenbuchmethode setzt danach aber neben dem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch für das Verhältnis der privaten Fahrten und der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte bzw. erster Tätigkeitsstätte zu den übrigen Fahrten auch den Nachweis der gesamten Kraftfahrzeugaufwendungen voraus. Eine Schätzung von belegmäßig nicht erfassten Kosten der überlassenen Fahrzeuge schließt nach Auffassung des BFH aus diesem Grund die Anwendung der Fahrtenbuchmethode aus. Dies gelte entgegen der Auffassung der X-GmbH selbst dann, wenn aufgrund der gewählten Schätzungsgrundlagen oder eines „Sicherheitszuschlags“ bei der Bemessung des Nutzungsvorteils nach der Fahrtenbuchmethode vermeintlich höhere Gesamtkosten angesetzt werden, als tatsächlich entstanden sind.
Unter Berücksichtigung dieser Grundsätze sei eine Ermittlung des geldwerten Vorteils nach der Fahrtenbuchmethode im Streitfall ausgeschlossen. Die X-GmbH habe nicht sämtliche, durch das jeweils überlassene Kfz entstandenen Aufwendungen belegmäßig nachgewiesen. Die durch die Nutzung dieser Fahrzeuge entstandenen (tatsächlichen) Treibstoffkosten gründen vielmehr auf einer Schätzung.